Jak wybrać kserokopiarkę tak, aby ułatwić i przyspieszyć pracę i nie przysporzyć sobie przy tym dodatkowych kłopotów? Na co zwrócić uwagę, by wybrać dobrze przy tak zróżnicowanej ofercie dostępnej na rynku?
Wskazówki, dzięki którym łatwiej będzie Ci podjąć decyzję!
Krótko o rynku urządzeń biurowych
Branża urządzeń przeznaczonych do biura rozwija się w zastraszającym tempie, a wszystko wskazuje na to, że to dopiero początek. Aktualnie obserwujemy stałą tendencję wzrostową, a wraz z nią coraz większy nakład inwestycyjny w ciągły rozwój technologiczny tego sektora rynku.
Największe firmy produkujące urządzenia do drukowania i modele typu 4w1 prześcigają się, by dogonić konkurentów. Obecnie najpopularniejsze sprzęty obsługujące dokumenty, które spotykamy w firmach to między innymi Ricoh, Konica, Develop i Xerox.
Jak wybrać kserokopiarkę? Pierwsza selekcja
Przede wszystkim warto zastanowić się, do jakiego rodzaju wydruków będziemy używać kopiarki. Jeżeli interesuje Cię wyłącznie wydruk tekstów, dokumentów czy rzutów, lepiej wybrać urządzenie oferujące wydruk monochromatyczny. Z pewnością już na samym początku decyzja ta nie obciąży budżetu w aż takim stopniu, jak byłoby to w przypadku zakupu kserokopiarki kolorowej. Należy tez pamiętać, że wraz z wyborem urządzenia kolorowego zwiększają się także wydatki na jego utrzymanie (materiały eksploatacyjne). Warto więc wziąć pod uwagę, czy kolor jest Ci naprawdę niezbędny.
Kserokopiarki monochromatyczne to oszczędność kilku tysięcy złotych!
Format papieru
Kolejnym i niemniej ważnym punktem, który powinieneś wziąć pod uwagę przy wyborze kserokopiarki do biura to obsługiwany format papieru. Recepcje, biura rachunkowe i sekretariaty najczęściej wybierają urządzenia formatu A4. Większe wymiary przydadzą się między innymi w biurach architektonicznych.
Gramatura papieru - jak wybrać kserokopiarkę?
Istotna, jeżeli planujesz drukować na innym papierze niż standardowy papier biurowy. Warto zwrócić na to uwagę, jeżeli chcesz produkować dokumenty na papierze fotograficznym, którego gramatura może sięgać nawet do 200 g/m2.
Ilość miesięcznego zapotrzebowania na wydruk
Wiesz już, jaki format papieru wybrać oraz, czy będziesz drukować w kolorze czy czerni. Teraz usiądź i przeanalizuj, ile kopii miesięcznie będzie generować Twoje biuro. Jest to o tyle istotne, że dokonując wyboru już na wstępie planujesz wydatki na serwis i eksploatację. W specyfikacjach urządzeń znajduje się informacja, jakie miesięczne obciążenia jest w stanie “udźwignąć” maszyna. Jeżeli wskazane normy będą regularnie przekraczane, możesz spodziewać się wyższych kosztów oraz częstszych wizyt technika. Podsumowując, wybieraj adekwatnie do stawianych wymagań, w przeciwnym razie nic nie zyskujesz, jedynie tracisz!
Wydajność pracy - jak wybrać kserokopiarkę?
Jeżeli planujesz intensywną eksploatację swojego nowego urządzenia, przemyśl, jakie dodatkowe opcje będą Ci potrzebne. W ofertach wszystkich producentów istnieje możliwość dostosowania kserokopiarki do planowanych potrzeb. Możesz wybrać urządzenie w wersji podstawowej – z pokrywą lub, jeżeli dużo kopiujemy automatycznym podajnikiem dokumentów. Najlepsze są te, które oferują funkcję jednoprzebiegową (jednocześnie skanują dwustronnie, co skraca proces kserowania o połowę). Warto też wybrać kopiarkę z dupleksem, który oferuje drukowanie dwustronne oraz z możliwością pracy w sieci, jeśli z urządzenia ma korzystać więcej osób, a szybki obieg dokumentów jest istotny. Można też opcjonalnie zaopatrzyć się w dodatkowe kasety na papier – z pewnością ograniczy to konieczność częstego dokładania arkuszy.
Koszty eksploatacji - jak wybrać kserokopiarkę?
Choć aktualnie ceny eksploatacji w kserokopiarkach są do siebie zbliżone niezależnie od producenta, nadal zdarzają się odstępstwa od tej reguły. Nie będę pisać, które modele czy marki posiadają w swoich stajniach urządzenia droższe w eksploatacji niż pozostałe, warto samodzielnie przemyśleć wszystkie za i przeciw. Przed zakupem sprawdź, jakie wydatki czekają Ciebie i Twoją firmę decydując się akurat no TO konkretne urządzenie.
Potrzebujesz urządzenia do biura, materiałów eksploatacyjnych?
Zapraszamy do sklepu on-line, w którym oferujemy urządzenia do biura (od kserokopiarek, przez materiały eksploatacyjne, aż po sprzęt komputerowy i akcesoria biurowe). Pomożemy dobrać odpowiednie urządzenie zgodnie z Państwa zapotrzebowaniem.
Potrzebny serwis?
Serwisem urządzeń biurowych zajmujemy się już przeszło 20 lat. Zachęcamy do kontaktu, jeżeli potrzebujecie Państwo szybkiej diagnozy i naprawy swojego sprzętu.